Dataskyddsbeskrivning

Datum för upprättande 5.6.2018

1. Registeransvarig

Studerandenas Idrottsförbund rf.

Lappbrinken 2, 00180 Helsingfors

FO-nummer: 0201790-6

Kontaktperson:

Ida Bolander

Generalsekreterare

ida.bolander@oll.fi

0447800210

2. Registrets namn

Studerandenas Idrottsförbunds medlems- och partnerregister.

3. Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Vad gäller förbundets medlemmar behandlas medlemsorganisationernas representanters personuppgifter, och för intressentgruppernas och samarbetspartnernas del behandlas intressentgruppernas/samarbetspartnernas representanters eller en individuell samarbetspartners personuppgifter. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är:

• att sköta medlemsärenden, till exempel information, kontakt, belöningar, administration av medlemsavgifter och disciplinära åtgärder
• att sköta, utveckla och föra statistik över samarbetsförhållandet mellan intressentgrupperna/ samarbetspartnerna och OLL
• att ordna evenemang samt diskussions- och utbildningstillfällen
• att utveckla verksamheten samt föra statistik och rapportera om den
• övriga funktioner inom ramen för avtalet/samtycket

4. Registrets datainnehåll och registrerade grupper

Registret innehåller följande personuppgifter om förbundets medlemsorganisationers, intressentgruppers och samarbetspartners representanter:

Namn

Titel

Företag/organisation

E-postadress

Telefonnummer

Uppgifter om deltagande i evenemang och diskussion- och utbildningstillfällen

Uppgifterna om intressentgruppernas kontaktpersoner är livsviktiga för förbundets verksamhet och genomslagskraft. Därför förvaras kontaktpersonernas uppgifter tills vidare i registret på basis av den registeransvarigas berättigade intresse.

Varje år uppdateras de uppgifter som registret innehåller, och då raderas de personers uppgifter som inte längre anses ingå i de intressentgrupper som är relevanta för förbundet. Samarbetspartnerna kan också vara privatpersoner, till exempel OLL-alumner.

5. Regelmässiga datakällor

Personuppgifterna kommer från de registrerade eller de organisationer som de representerar. Data som sparas i registret samlas bl.a. in med hjälp av Google Forms-blanketter, via e-post, per telefon, genom sociala medier, från avtal, under möten och andra situationer där en person överlåter sina uppgifter. Registret kan också innehålla den registeransvarigas egna anteckningar om den registrerade.

6. Regelmässig överlåtelse av data och överföring av data utanför EU eller EES

Personuppgifterna överlåts inte regelmässigt vidare, och de överförs inte utanför EU eller EES.

Personuppgifterna kan behandlas i en molntjänst som ligger utanför EU/EES men som förbundit sig till att följa kraven i EU:s dataskyddsförordning. Personuppgifterna kan behandlas av den presstjänst som används av Studerandenas Idrottsförbund och övriga tekniska samarbetspartner, till exempel organisationer som erbjuder en e-postserver och molntjänster.

7. Principer för skydd av registret och förvaringstid

Registret behandlas omsorgsfullt, och de uppgifter som behandlas med hjälp av datasystem skyddas på ett lämpligt sätt. När registeruppgifterna förvaras på en webbserver, sköts datorutrustningens fysiska och digitala datasäkerhet på ett lämpligt sätt. Förbundet ser till att de uppgifter som lagras och åtkomstprivilegier till servern samt övriga uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda eller förtroendevalda i vars arbetsuppgifter detta ingår.

8. Den registrerades rättigheter

Alla som ingår i registret har rätt att kontrollera sina uppgifter som sparas i registret och kräva att eventuella fel korrigeras eller att bristfällig information kompletteras. Om en person vill kontrollera sina uppgifter eller kräva att de korrigeras, ska begäran göras skriftligen till den registeransvariga. Vid

behov kan den registeransvariga be den som gör begäran att legitimera sig. Den registeransvariga besvarar kunden inom den tid som fastställs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

9. Kontakt

Begäran som relaterar till den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och övrig kontakt ska göras via e-post till adressen ida.bolander@oll.fi eller skriftligen till adressen:

Studerandenas Idrottsförbund (OLL)

Ida Bolander

Lappbrinken 2

00180 Helsingfors

10. Förändringar i denna dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras till exempel då lagstiftningen ändras eller preciseras. Beskrivningen uppdaterades senast 21.3.2019.