Opiskelijoiden Liikuntaliiton jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

 

Tämä on Opiskelijoiden Liikuntaliiton henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Luettavissa alla, pdf-muodossa tai docx-muodossa.

 

Laatimispäivä 5.6.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

Opiskelijoiden liikuntaliitto ry
Lapinrinne 2, 00180 Helsinki
Y-tunnus:0201790-6

Yhteyshenkilö:
Ida Bolander
Pääsihteeri
ida.bolander@oll.fi
0447800210

 

2. Rekisterin nimi

Opiskelijoiden Liikuntaliiton jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu liiton jäsenten osalta jäsenorganisaatioiden edustajien henkilötietojen käsittelyyn sekä sidosryhmien ja yhteistyökumppanien osalta sidosryhmän/yhteistyökumppanin edustajien tai yksittäisen yhteistyökumppanin henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden ja OLL:n välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi
  • tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
  • sopimuksen/suostumuksen puitteissa muut toiminnot

 

4. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja Liiton jäsenorganisaatioiden, sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden edustajista:

  • Nimi
  • Titteli
  • Yritys/organisaatio
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tiedot osallistumisesta tapahtumiin ja keskustelu- sekä koulutustilaisuuksiin

Tieto olennaisten sidosryhmien yhteyshenkilöistä on Liiton toiminnalle ja vaikuttavuudelle elintärkeää. Tämän vuoksi yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisterin sisältämien tietojen ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain ja tällöin poistetaan sellaisten henkilöiden tiedot, joiden ei enää katsota kuuluvan Liitolle olennaisiin sidosryhmiin. Yhteistyökumppanit voivat myös olla yksityishenkilöitä, kuten OLL:n alumneja.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä tai heidän edustamaltaan organisaatiolta. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. Google forms -lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Rekisteri voi myös sisältää rekisterinpitäjän omia merkintöjä rekisteröidyistä.

 

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Henkilötietoja voivat käsitellä Opiskelijoiden Liikuntaliiton käyttämä tiedotepalvelu, ja muut tekniset yhteistyökumppanit, kuten sähköpostipalvelimen ja pilvipalvelujen tarjoajat.

 

7. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Liitto huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

8. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

9. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen ida.bolander@oll.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Opiskelijoiden Liikuntaliitto
Ida Bolander
Lapinrinne 2
00180 Helsinki

 

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 21.3.2019.